Kleine Fragen ziehen große Kreise

Im August ist Sommerpause. Also hatte ich Zeit für was anderes, und so tanzte ich mit der Krake 🐙.

Dazu muss ich etwas weiter ausholen. Im Februar diesen Jahres fragte mich eine Mantrailing-Abokundin, ob ich ihr nicht einfach die Historie ihrer Buchungen und die Abrechnung der Aboguthaben in eine Excel-Tabelle kopieren könnte. Damals wusste ich es noch nicht, aber das war die Geburtsstunde der Krake 🐙.

Denn in mir ratterte es schon, dass das doch ein schöner Service für alle meine Abokund*innen wäre. Dann allerdings vollautomatisch. Datenschutzkonform. Und unter Berücksichtigung aller meiner Regelungen mit Storno, Ausfall, Absagen, Übertrag in den Folgemonat, Bezahlung mit TrailMarken und Trailtalern oder auf Rechnung oder Bar …

Also ein richtiges Projekt. Und ich gebs offen und ehrlich zu, dass ich sowas liebe. Meistens jedenfalls. Mit der Krake 🐙 war das dann doch eine eigene Geschichte.

Wer oder was ist nun also „die Krake“🐙?

Es ist der Spitzname meines Abrechnungssystems für meine Abokund*innen. Ein System, das Daten aus meinem Buchungssystem verarbeitet und am Ende eine große Master-Excel-Tabelle für mich und je eine kleine für jede*n Abokund*in erzeugt. Vollautomatisch. Also fast. Denn die Krake 🐙 braucht Pflege, damit sie das tun kann, was sie tun soll.

Im Februar nahm das Projekt seinen Anfang, im März wurde daraus immer mehr ein richtiges System.

Eine große Herausforderung: Meine eigene „Kulanz-Regelung“ berechenbar zu machen. Ja, ich gebs zu, man könnte so ein Mantrailing-Abo auch sehr einfach aufziehen. „Einfach“ kann aber meinen Sinn für Fairness nicht darstellen.

Und gleichzeitig gilt: Fairness ist nicht willkürlich.

Genau da wurde es spannend. Denn meine Kulanz gab es bis dahin vor allem in meinem Kopf. Ich wusste schon, wann ich etwas als fair empfand und wann ich jemandem entgegenkommen wollte. Aber ich bin nicht gut in Kopfrechnen und hatte irgendwann den Überblick verloren, weil diese Kulanz nirgends wirklich fixiert war.

Also musste aus dem schwammigen Begriff „Kulanz“ etwas werden, das sich festhalten und berechnen lässt. So entstand niegelnagelneu das Kurzzeitguthaben. Ein Guthaben, das unter bestimmten Bedingungen entsteht, eine bestimmte Zeit zur Verfügung steht und dabei altert.

Und schon kam die nächste Frage: Ab wann darf dieses Guthaben eigentlich altern?

Denn bisher wissen meine Kund*innen noch gar nicht, dass es dieses Kurzzeitguthaben gibt. Es wäre für mich nicht fair, eine neue Regelung rückwirkend anzuwenden, die ich selbst gerade erst klar definiert habe.

Also darf die Krake 🐙 das Kurzzeitguthaben zwar schon kennen und berechnen. Altern darf es erst, wenn auch meine Kund*innen wissen, nach welchen Regeln es funktioniert.

Und plötzlich musste ich meine eigenen Regeln sehr viel genauer formulieren. Was passiert wann? Welche Konsequenz soll daraus entstehen? Was kann die Krake 🐙 selbst berechnen? Und an welchen Stellen möchte ich weiterhin selbst entscheiden?

Denn Fairness bedeutet für mich auch, dass nicht jede Situation gleich behandelt werden muss. Unterschiedliche Lösungen brauchen aber nachvollziehbare Gründe.

Also braucht es eben … genau, eine Krake 🐙.

Im April war sie fertig und lieferte schon schöne Ergebnisse im Langzeittestlauf.

Und dann kam der Juni. Die erste Hitzewelle und damit ein Ausfall nach dem anderen… und ein vorzeitiges Pausieren der Abos. Und meine Krake 🐙 war nicht mehr funktionell. Sie hatte keinen Pausenknopf.

Sie konnte die Sommerpause nicht sauber abbilden. Während der Pause sollten bestimmte Guthaben schließlich nicht einfach weiter altern.

Frustriert hab ich mich nicht weiter um die Krake gekümmert und ärgerte mich schon über die vielleicht umsonst investierte Zeit.

Nun, der August stellte wieder Kapazität für die Krakenpflege 🐙 bereit.

Also hab ich das System nochmal überarbeitet, so dass es jetzt im nächsten Test läuft. Und dabei musste ich erkennen, dass acht Wochen locker reichen, um die technische Umsetzung der eigenen Abrechnungsstruktur nicht mehr klar im Kopf zu haben.

Warum hatten wir diesen Umweg nochmal eingebaut? Welche Regel steckte dahinter? Warum kommt nicht B raus, wenn ich A eingebe? Und warum steht in dieser Spalte plötzlich #BEZUG!?

Damit war klar: Die Krake 🐙 braucht eine Pflegeanleitung.

Eine Pflegeanleitung, in der festgehalten ist, wie sie aufgebaut ist, welche Regeln wo wirken, warum bestimmte Umwege nötig sind und wo ich nachschauen muss, wenn sie plötzlich etwas anderes macht als erwartet. Und warum man an vermeintlich überflüssigen Tentakeln besser weder zieht noch sie einfach entfernt. 🐙

Die Krake 🐙 hat mir zu vielen Erkenntnissen verholfen:

🐙 Regeln, die nur im Kopf sind, fallen einem irgendwann auf die Füße. Autsch.

🐙 Fairness berechenbar zu machen ist möglich. Auch für Excel. Wenn man sich entsprechende Regler einbaut, die man selbst bedient.

🐙 Bedingte Formatierung ist was Wunderbares, um zu sehen, wann die Krake Futter braucht.

🐙 Ich muss nicht jede Excel-Formel verstehen. Ich muss verstehen, was mein System tut, warum es das tut und ob das Ergebnis plausibel ist.

🐙 Ich habe viel über Excel gelernt. Bis zu dem Punkt, an dem ich entschieden habe, die von ChatGPT erstellten Formeln nur noch anzuwenden und das Zustandekommen des Ergebnisses zu verstehen. Die Formel selbst darf die Krake behalten.

🐙 Es ist nie zu spät, in Word endlich die Formatvorlagen zu bearbeiten.

🐙 Ohne ChatGPT hätte ich diese Aufgabe nicht lösen können. Aber ChatGPT konnte mir meine Regeln nicht abnehmen. Damit das Tool die Krake 🐙bauen konnte, brauchte es eindeutige Regelungen von mir. Ich musste erst einmal selbst genau wissen, was wann passieren soll.

🐙 Wenn die Krake funktioniert, dann läuft sie komplett ohne KI. Die Berechnungen laufen in Excel und den Transport zwischen den Datenquellen übernimmt mein Automatisierungstool Make (ohne KI im Filter). Aber als Diagnosetool ist dann ChatGPT sehr hilfreich

… meine Kundin hat übrigens immer noch keine Excel-Datei von mir.

Dafür habe ich inzwischen eine Krake samt Pflegeanleitung. 🐙